Verwerkersovereenkomst

1. 1.1Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen het notariskantoor of de andere partner die Custodi gebruikt (‘het kantoor’) en Custodi Life B.V., KvK 99763699 (‘Custodi’).
2. 1.2Het kantoor is verwerkingsverantwoordelijke. Custodi is verwerker in de zin van artikel 4 en 28 AVG.
3. 1.3Deze overeenkomst maakt deel uit van de overeenkomst tussen het kantoor en Custodi, waarop de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor.

1. 2.1Onderwerp: het leveren van de software van Custodi aan het kantoor voor dossiers na overlijden (Custodi Na) en registraties bij het testament (Custodi Vooraf).
2. 2.2Aard: vastleggen van dossier- en registratiegegevens; op verzoek van de bevoegde executeur eenmalig alleen-lezend ophalen van kopgegevens (afzender, onderwerp, datum) uit de mailbox van de overledene; filteren, classificeren en rapporteren; exporteren; verwijderen.
3. 2.3Doel: een zo volledig mogelijke inventarisatie van online accounts en abonnementen van de overledene, ten behoeve van de afwikkeling van de nalatenschap, en het vastleggen van toestemming en wensen bij het testament.
4. 2.4Duur: zolang de overeenkomst tussen het kantoor en Custodi loopt, en daarna tot de gegevens volgens artikel 12 zijn verwijderd of geretourneerd.

De categorieën betrokkenen en persoonsgegevens zijn dezelfde als in hoofdstuk 3 van de privacyverklaring:

• de overledene: naam, overlijdensdatum, (optioneel) geboortedatum, het e-mailadres van de gescande mailbox, en per gevonden dienst het afzenderdomein, de soort melding en de datum;
• derden die de overledene mailden: afzender, onderwerp en datum, alleen tijdens de scan in het werkgeheugen; berichten van personen en zorgafzenders worden vóór verwerking verwijderd; bewaard blijft alleen het domein van zakelijke afzenders;
• de executeur: naam, e-mailadres, account, en het soort stuk, de datum en de controle van de bevoegdheid;
• testateurs (Custodi Vooraf): naam, (optioneel) geboortedatum, e-mailadressen, de digitale executeur, wensen per categorie, de aktedatum en de notaris;
• medewerkers van het kantoor: naam, e-mailadres en account.

Custodi verwerkt geen wachtwoorden van de overledene, geen inhoud van berichten en geen bijlagen.

1. 4.1Custodi verwerkt persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van het kantoor. Het gebruik van de software door het kantoor en de executeur geldt als zo’n instructie, net als deze overeenkomst.
2. 4.2Is Custodi wettelijk verplicht anders te verwerken, dan meldt Custodi dat vooraf aan het kantoor, tenzij de wet dat verbiedt.
3. 4.3Vindt Custodi dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Custodi dat direct aan het kantoor.

Iedereen die namens Custodi toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht. Custodi geeft alleen toegang aan wie dat nodig heeft voor de dienst.

Custodi treft onder meer deze maatregelen:

• Geen opslag van wachtwoorden van de overledene; het app-wachtwoord van de mailbox wordt alleen tijdens de scan in het werkgeheugen gebruikt.
• Alleen-lezende toegang tot de mailbox; alleen kopgegevens, nooit inhoud of bijlagen.
• Filtering van berichten van personen en zorgafzenders vóór verwerking; onderwerpregels worden niet opgeslagen.
• Een scan start alleen na vastlegging van de bevoegdheid en met toestemming van de executeur.
• Toegang op basis van rollen: het kantoor ziet alleen eigen dossiers, de executeur alleen de dossiers waarvoor hij bevoegd is.
• Een logboek per dossier van bevoegdheid, toestemming, scan, einde van de toegang en exports.
• Versleutelde verbindingen (TLS) met de mailprovider.
• De dossiersoftware is alleen bereikbaar op eigen apparatuur van Custodi; verwijderde gegevens worden in de database overschreven.
• Automatische verwijdering van afgeronde dossiers 24 maanden na afronding.

1. 7.1De actuele lijst van subverwerkers staat op deze pagina.
2. 7.2Custodi informeert het kantoor vooraf over een nieuwe of vervangen subverwerker. Het kantoor kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan het kantoor de overeenkomst opzeggen voordat de wijziging ingaat.
3. 7.3Custodi legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover het kantoor verantwoordelijk.

Tijdens een scan maakt de software verbinding met de mailprovider van de overledene (Gmail, iCloud Mail of Yahoo Mail). Die provider is de bron van de gegevens en geen subverwerker van Custodi.

Custodi gebruikt persoonsgegevens uit dossiers en registraties niet om AI-modellen te trainen, te verbeteren of te evalueren, en geeft ze daarvoor ook niet aan anderen.

1. 9.1Custodi meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens binnen 24 uur na ontdekking aan het kantoor.
2. 9.2De melding bevat wat op dat moment bekend is: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen en voorgestelde maatregelen. Custodi vult de melding aan zodra er meer bekend is.
3. 9.3Het kantoor beslist over een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Custodi helpt daarbij.

1. 10.1Custodi helpt het kantoor bij verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar). Komt een verzoek bij Custodi binnen, dan stuurt Custodi het door naar het kantoor.
2. 10.2Custodi helpt het kantoor bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele voorafgaande raadpleging, met de informatie die Custodi heeft.

Het kantoor mag na schriftelijke aankondiging, met een redelijke termijn, een audit uitvoeren of laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht, om na te gaan of Custodi deze overeenkomst naleeft. Custodi verleent daaraan medewerking en geeft de informatie die daarvoor nodig is.

Binnen 30 dagen na het einde van de dienstverlening verwijdert of retourneert Custodi alle persoonsgegevens, naar keuze van het kantoor, tenzij de wet bewaring vereist. Het kantoor kan dossiers en registraties vóór het einde exporteren als pdf en in een machineleesbaar formaat (JSON).

Custodi verwerkt dossiers en registraties in de EU. Doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met passende waarborgen in de zin van hoofdstuk V AVG en na voorafgaande melding aan het kantoor volgens artikel 7.

Vragen over deze overeenkomst: custodilife@gmail.com.