1. Wie zijn wij
Custodi Life is de handelsnaam van Custodi Life B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99763699, gevestigd op Utrecht, Nederland (hierna: ‘Custodi’).
Custodi levert software aan notariskantoren en uitvaartorganisaties (partners) en aan executeurs. Met Custodi Na maakt een bevoegde executeur na een overlijden een inventarisatie van online accounts en abonnementen van de overledene. Met Custodi Vooraf legt een notariskantoor bij het testament de toestemming en wensen van de testateur vast.
Vragen over privacy: custodilife@gmail.com.
2. Onze rol per verwerking
Of Custodi verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is, hangt af van de verwerking:
| Verwerking | Rol van Custodi |
|---|---|
| Website en demoaanvragen | Verwerkingsverantwoordelijke |
| Accounts van partners en executeurs, facturatie | Verwerkingsverantwoordelijke |
| Dossiers via een notariskantoor of andere partner (Custodi Na) | Verwerker van dat kantoor. Zie de verwerkersovereenkomst. |
| Dossiers die Custodi rechtstreeks met een executeur aangaat | Verwerkingsverantwoordelijke |
| Registraties bij het testament (Custodi Vooraf) | Verwerker van het notariskantoor dat de registratie vastlegt. Het kantoor legt de registratie vast en beheert haar. |
Is Custodi verwerker, dan bepaalt het notariskantoor of de partner het doel en de middelen. Deze verklaring beschrijft dan hoe Custodi in opdracht werkt; het kantoor informeert zijn eigen cliënten.
3. Welke gegevens
Bezoekers en demoaanvragers
- Wat u in het demoformulier invult: naam, organisatie, functie (optioneel), e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), type organisatie en toelichting (optioneel).
- Technische gegevens die onze hostingpartij bij elk websitebezoek verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip en browsergegevens in serverlogs.
Partners en executeurs (opdrachtgevers)
- Naam, e-mailadres en, bij partners, de naam van het kantoor; het wachtwoord van het account wordt alleen versleuteld (gehasht) opgeslagen.
- Bewijs van bevoegdheid van de executeur: het soort stuk (verklaring van executele, verklaring van erfrecht of opdracht van alle erfgenamen samen), de datum van het stuk en wie het heeft gecontroleerd. Custodi bewaart het stuk zelf niet.
- Facturatiegegevens.
De overledene
- Naam, overlijdensdatum en (optioneel) geboortedatum.
- Het e-mailadres van de gescande mailbox.
- Uit de kopgegevens van e-mail: per gevonden dienst het afzenderdomein (bijvoorbeeld netflix.com), de soort melding (bijvoorbeeld factuur of inlogmelding) en de datum.
Custodi verwerkt geen bankafschriften.
Derden die de overledene mailden
Tijdens de scan leest Custodi van elk bericht alleen afzender, onderwerp en datum. Berichten van natuurlijke personen (afzenders op domeinen zoals gmail.com, hotmail.com of kpnmail.nl) en van afzenders uit de zorg worden vóór verwerking verwijderd: daarmee gebeurt niets, alleen het aantal wordt geteld. Berichten van onbekende afzenders worden alleen gebruikt als het onderwerp duidt op een zakelijk bericht, zoals een factuur of welkomstbericht. Onderwerpregels worden niet opgeslagen en staan niet in het rapport. Wat bewaard blijft is alleen het domein van zakelijke afzenders.
Testateurs (Custodi Vooraf)
- Naam en (optioneel) geboortedatum.
- E-mailadressen die later geïnventariseerd mogen worden.
- De aangewezen digitale executeur: naam en (optioneel) e-mailadres.
- Wensen per categorie (sociale media, e-mail, foto’s en bestanden, financiële en crypto-accounts), de datum van de akte, de notaris en het tijdstip van vastlegging.
4. Wat we nooit verwerken
- Wachtwoorden van de overledene en van diens accounts: Custodi slaat die nooit op. Ook het app-wachtwoord van de mailbox wordt niet opgeslagen (zie hoofdstuk 8). Van het eigen account van een partner of executeur bij Custodi bewaren wij alleen een gehashte versie van het inlogwachtwoord.
- De inhoud van berichten.
- Bijlagen.
5. Doelen en grondslagen
| Doel | Grondslag (art. 6 lid 1 AVG) |
|---|---|
| Demoaanvragen beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (sub f): reageren op een verzoek om contact. |
| Accounts, dienstverlening aan partners en executeurs, facturatie | Uitvoering van de overeenkomst (sub b). |
| Administratie bewaren | Wettelijke verplichting (sub c), zoals de fiscale bewaarplicht. |
| Kopgegevens van derden verwerken voor de inventarisatie | Gerechtvaardigd belang (sub f), zie de afweging hieronder. |
| Niet-functionele cookies | Toestemming (sub a). Custodi plaatst zulke cookies niet (zie hoofdstuk 14). |
Afweging gerechtvaardigd belang (kopgegevens van derden)
Het belang is een correcte afwikkeling van de nalatenschap: de executeur moet weten bij welke diensten de overledene klant was, om kosten te stoppen, misbruik te voorkomen en de boedel te beschrijven. De bescherming van derden bestaat uit dataminimalisatie (alleen afzender, onderwerp en datum), filtering van personen en zorgafzenders vóór verwerking, het niet opslaan en niet tonen van onderwerpregels, en een korte bewaartermijn (zie hoofdstuk 10). Wij achten de inbreuk op de belangen van derden daarmee beperkt.
6. Bijzondere persoonsgegevens
Custodi beoogt geen bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens over gezondheid. Daarom worden berichten van zorgafzenders vóór verwerking verwijderd: bekende zorgdomeinen (zoals beveiligde zorgmail, ziekenhuizen en zorgverzekeraars) en domeinen met een zorgterm (zoals ziekenhuis, huisarts, apotheek of ggz). Ook berichten van personen worden vóór verwerking verwijderd. Geen filter is volmaakt; daarom worden onderwerpregels nooit opgeslagen of getoond.
7. Overledenen
De AVG is formeel niet van toepassing op gegevens van overleden personen (overweging 27 AVG). Custodi behandelt deze gegevens met dezelfde zorg als gegevens van levenden.
8. Hoe toegang tot de mailbox werkt
- Een scan start alleen nadat het kantoor de bevoegdheid van de executeur heeft vastgelegd, en alleen op verzoek van die executeur. De executeur geeft daarvoor uitdrukkelijk toestemming in de software.
- De toegang loopt via IMAP met een app-wachtwoord dat de executeur bij de mailprovider aanmaakt (Gmail, iCloud Mail of Yahoo Mail). Custodi gebruikt geen OAuth en vraagt geen token voor blijvende toegang op.
- Custodi gebruikt het app-wachtwoord alleen om eenmalig in te loggen. Het wordt niet opgeslagen en niet gelogd.
- De mailbox wordt alleen-lezend geopend. Custodi haalt per bericht alleen afzender, datum en onderwerp op, zonder berichten als gelezen te markeren.
- Na de scan verbreekt Custodi de verbinding. Toestemming, start van de scan en einde van de toegang worden vastgelegd in het logboek van het dossier.
- Het app-wachtwoord blijft bij de provider geldig tot de executeur het intrekt. Custodi vraagt de executeur dat na de scan te doen en legt die bevestiging vast. Omdat Custodi het wachtwoord niet bewaart, kan Custodi het niet opnieuw gebruiken.
9. Ontvangers en subverwerkers
Voor de website en demoaanvragen schakelt Custodi deze partijen in:
| Partij | Doel | Locatie | Waarborg bij doorgifte buiten de EU |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting van de website en verwerking van het demoformulier | Verenigde Staten (bedrijf); de formulierfunctie is ingesteld op de regio Frankfurt (EU) | EU-US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Resend | Versturen van e-mails over demoaanvragen | Verenigde Staten | EU-US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Google LLC (Gmail) | Ontvangen en beantwoorden van e-mail | Verenigde Staten en andere landen | EU-US Data Privacy Framework |
Dossiers (Custodi Na) en registraties (Custodi Vooraf) worden in de EU opgeslagen en verwerkt: in de eigen software van Custodi, op eigen apparatuur in Nederland. Daarvoor schakelt Custodi geen subverwerkers in. Tijdens een scan maakt de software verbinding met de mailprovider van de overledene; dat is de bron van de gegevens, geen ontvanger.
Custodi verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.
10. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Kopgegevens van e-mail (afzender, onderwerp, datum) | Niet opgeslagen. Ze worden alleen tijdens de scan in het werkgeheugen gebruikt. Bewaard blijft per gevonden dienst het afzenderdomein, de soort melding en de datum, als onderdeel van het dossier. |
| Dossiers en rapporten | Zolang de partner bepaalt, maximaal 24 maanden na afronding. De software verwijdert afgeronde dossiers daarna automatisch. |
| Logboek van bevoegdheid, toestemming en scan | Zolang het dossier bestaat. Na verwijdering blijft alleen een regel dat het dossier is verwijderd, zonder gegevens over de overledene of derden. |
| Registraties (Custodi Vooraf) | Zolang het notariskantoor de registratie bewaart. Het kantoor kan haar op elk moment laten verwijderen. |
| Demo- en contactgegevens | 12 maanden na het laatste contact. |
| Administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht). |
11. Beveiliging
- Versleutelde verbindingen: de website via HTTPS, de verbinding met de mailprovider via TLS.
- Toegang op basis van rollen: een partner ziet alleen eigen dossiers, een executeur alleen de dossiers waarvoor hij bevoegd is.
- Wachtwoorden van accounts worden alleen gehasht opgeslagen; app-wachtwoorden van mailboxen worden niet opgeslagen.
- Een logboek per dossier van bevoegdheid, toestemming, scan, einde van de toegang en exports.
- De dossiersoftware is alleen bereikbaar op eigen apparatuur van Custodi.
- Bij verwijdering worden gegevens in de database overschreven.
12. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Stuur uw verzoek naar custodilife@gmail.com. Wij reageren binnen een maand en kunnen vragen om aan te tonen wie u bent.
Gaat uw verzoek over een dossier of registratie die via een notariskantoor of andere partner loopt, dan is dat kantoor verwerkingsverantwoordelijke. Custodi stuurt uw verzoek dan door naar het kantoor en helpt het kantoor bij de afhandeling.
13. Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienst of de wet verandert. Bovenaan staat de versie en de datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij partners vooraf.